28. März 2024 Moderne Kirchenarbeit im Zeitalter der Digitalisierung

Die römisch-katholische Pfarrei St. Christophorus Auerbach mit ihren Gemeinden Zum Heiligen Kreuz Auerbach, Sankt Marien Reichenbach sowie Heilige Familie Falkenstein und Klingenthal gehört wie die Pfarrei Herz-Jesu-Plauen zum Bistum Dresden-Meißen. Über die beiden Pfarreien wird das ganze Gebiet des Vogtlands von Klingenthal bis Netzschkau und von Bad Brambach bis Mühltroff abgedeckt. Neben der Erreichbarkeit für die Gemeindemitglieder spielt auch im kirchlichen Bereich die Verwaltung eine nicht zu unterschätzende Rolle. Deshalb gibt es innerhalb der Kirchen inzwischen viele Lösungsansätze, um die leitenden Pfarrer von den wachsenden Verwaltungsaufgaben zu entlasten.

Wir sprachen Ende Januar mit Monika Höß, seit 2022 Verwaltungsleiterin für die Pfarreien St. Christophorus Auerbach und Herz Jesu Plauen, die für die Mitarbeiter der katholischen Kirchgemeinden Excel- und Outlook-Seminare gebucht hat.

Frau Höß, was war der Auslöser, dass Sie Microsoft-Anwenderschulungen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Verwaltung wie auch des pastoralen Teams gebucht haben?

Mit dem Beschluss des Bistums Dresden-Meißen, sich dem Rechenzentrum in Eichstätt anzuschließen, werden die bisherigen „Insellösungen“ pro Gemeindeverwaltung nach und nach abgelöst.
Die übergreifende Plattform stellt, neben Lösungen für die sichere Datenspeicherung und -bearbeitung, verschiedene, für die Verwaltungsarbeit notwendige Anwendungen wie Microsoft Standardsoftware oder Softwarelösungen für Buchhaltung und Meldewesen zur Verfügung.
So können die auch in der Kirche knapper werdenden personellen Ressourcen effektiver genutzt und beste Voraussetzungen für die gemeindeübergreifende Arbeit geschaff en werden. Dafür müssen jedoch alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die IT sicher anwenden.
Bei den Mitarbeitern in den Pfarreien steht natürlich der Dialog, die Kommunikation mit den Gemeindemitgliedern im Vordergrund ihrer Arbeit und nicht unbedingt die Arbeit am PC. Doch mehr
und mehr wird klar, dass eine einheitliche IT-Infrastruktur die Arbeit erheblich erleichtern kann.
Wie in allen Bereichen der Wirtschaft kommt deshalb auch in der Kirche die langjährige Sekretärin nicht umhin, sich mit der neuen Technik auseinanderzusetzen.
Das künftige zentrale Pfarrhaus in Auerbach wird derzeit noch umfangreich saniert und soll voraussichtlich Mitte des Jahres bezogen werden. Neben ausreichendem Platz und funktionellen Räumen für die Gemeindearbeit stehen dort dann den hauptamtlichen Mitarbeitern modern ausgestattete Arbeitsplätze zur Verfügung.

Welche Rolle spielt für Sie persönlich die Erledigung der anfallenden Aufgaben am PC?

Für mich persönlich ist die Arbeit am PC unverzichtbar. Das begründet sich schon in meinen auf Auerbach und Plauen hälftig aufgeteilten Stellen und der Möglichkeit, auch im HomeOffice zu  arbeiten. Zu meinen Aufgaben zählt auch, aus dieser Situation Synergieeffekte für beide Pfarreien zu erschließen und die Verwaltungsprozesse zukunftssicher zu gestalten.

Aus welchen Bereichen der kirchlichen Arbeit kommen die Teilnehmenden der Schulungen?

Teilgenommen an den bisherigen Schulungen haben sowohl die Mitarbeiterinnen der Pfarrsekretariate, die der Verwaltungsleitung zugeordnet sind, als auch die pastoralen Mitarbeiter wie Pfarrer, Diakon und Gemeindereferentin.

Nachdem Sie für Mitarbeiter Ihrer Pfarrei 2022 bereits eine individuelle Outlookschulung gebucht haben, sind Sie nun dabei, sich für die Arbeit mit Excel fit zu machen. Für welche Aufgabengebiete nutzen Ihre Beschäftigten diese Standardprogramme vorwiegend, was sind konkrete Anwendungsfälle?

Wichtig war und ist, dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für die gemeinsame und übergreifen-de Arbeit auf dem gleichen Stand sind. Nur so wird die Nutzung den gewünschten Effekt bringen
und alle können zufrieden sein.
Mit Excel bietet sich eine Menge an Möglichkeiten, um zum Beispiel Arbeitsabläufe abzubilden und zu organisieren. Ich denke da unter anderem an die Einsatzplanung der ehrenamtlichen Mitarbeiter.
Outlook ist das Mittel der Wahl für unser Zeitmanagement. Ob für Raumplanung, Fahrzeugeinsätze, Urlaubsplanung oder die übergreifende Kalendernutzung können hier viele wichtige Informationen zentral für die Pfarrei verwaltet werden.
Aber auch die Kommunikation via E-Mail spielt bei unserer Arbeit eine sehr große Rolle. So bleiben wir mit unseren ehrenamtlichen Mitarbeitern wie auch den Gemeindemitgliedern in engem Kontakt und erledigen Anfragen und Anträge beim Bischöflichen Ordinariat, Unternehmen und Behörden.

Wurden Ihre Erwartungen an die gelaufenen Seminare und die der Teilnehmenden erfüllt?

Hier kann ich gern berichten, dass unsere Mitarbeiter von den bisherigen Schulungen begeistert waren. Die Nähe zum Schulungsort spielt zwar auch eine Rolle, aber dass sich das Team wohl fühlt, auch oder gerade wenn es an der einen oder anderen Stelle leichte Skepsis gegenüber den IT-Technologien gibt, ist von großer Bedeutung.
Schon bei der ersten Schulung zu Outlook machten wir mit Lutz Schwotzer sehr gute Erfahrungen. Er verstand es, die anfänglichen Bedenken zu zerstreuen und mit praktischen Übungen konkrete Anwendungen zu trainieren. Dass alle dabei sogar sehr viel Spaß miteinander hatten, war eine tolle Erfahrung. Da ist auch im Team ganz viel gewachsen.
Ebenso schwärmt das Team von der Excel-Schulung bei Frau Apfelstädt, die mit ihrer Herangehens-weise aus den eigenen Erfahrungen heraus den Teilnehmenden Mut machte und sich sehr
verständnisvoll zeigte. Das Seminar wurde durchgehend als kurzweilig und interessant empfunden.
Mit den guten Rahmenbedingungen und unserer guten „Truppe“ tut so eine Schulung einfach nur gut. Bei uns schaut jede und jeder über den eigenen Tellerrand hinaus und unterstützt die Kollegen. Deshalb sehe ich den Transfer in die Arbeitspraxis im Nachgang als sehr gut gewährleistet.

Was macht für Sie und Ihre Mitarbeiter die Form einer individuellen Schulung für Ihre Pfarreien aus?

Die nächste Excel-Schulung fi ndet mit etwas Abstand nächste Woche statt. Hier soll es vordergründig um Anwendungsfälle aus der täglichen Praxis gehen und Aufgaben, bei denen Mitarbeiter an ihre Grenzen gestoßen sind.
Dafür bietet die individuelle Schulung unserer Verwaltung den passenden Rahmen und der Erfolg wird folglich anders, besser bewertet, weil die eigene Arbeit konkret unterstützt wird.

Sie haben aktuell im Frühjahr ein ähnliches Schulungsprogramm für die Pfarrei Herz Jesu gebucht. Kann man unterstellen, dass hier die guten Erfahrungen der gelaufenen Kurse ausschlaggebend waren?

Das kann ich mit einem klaren „JA“ beantworten.

Welche Rolle spielen generell Weiterbildungen in Ihrer Verwaltung?

Weiterbildung ist bestinvestiertes Geld. Die Mitarbeiter erfahren hierüber Wertschätzung und sind motivierter, über ihre tägliche Arbeit anders nachzudenken und diese aktiv zu gestalten.
Für die kirchlichen Mitarbeiter gibt es über das Bistum regelmäßig Bildungsangebote. Hier geht es jedoch mehr um den inhaltlichen und fachlichen Austausch wie z. B. um Neuerungen im Meldewesen. Die „Tools“ hierfür erwerben wir in den Schulungen bei WITT.

Wir hatten auch die Gelegenheit, Pfarrer Ralph Kochinka auf „seiner“ Baustelle in Auerbach zu besuchen und ihm eine Frage im Zusammenhang mit den Weiterbildungen zu stellen.

Herr Kochinka, Sie haben an allen Schulungen selbst auch teilgenommen. Geht es hier um das gute Vorbild, oder arbeiten Sie als Pfarrer genauso wie alle anderen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Outlook, Excel und Co?

Es geht nicht in erster Linie um das gute Vorbild. Denn ich bin nicht nur der leitende Pfarrer, sondern Teil des Teams und arbeite wie die anderen viel mit dem PC. Da habe ich mir bisher das meiste autodidaktisch angeeignet.
Aber da die Welten des PC nicht meine große Stärke oder Leidenschaft sind, war mir bisher vieles unbekannt und blieb ungenutzt. Durch die Schulungen gab es bei mir – wie beim ganzen Team – viele „Aha-Erlebnisse“ und so manche Anwendungen können wir nun effektiver einsetzen.
Dafür bin ich den Wissens-Vermittlern bei WITT sehr dankbar.

(Fotos: WSZ, Antje Marthen)